Skuteczna komunikacja to klucz do sukcesu i szybszego osiągania celów
Dużo się mówi o tym, że komunikacja jest bardzo istotna, ale mam wrażenie, że ostatecznie nie poświęcamy wiele czasu na analizowanie naszego sposobu komunikowania się. A szkoda, bo wszystko zaczyna się i kończy właśnie na komunikacji. Większość nieporozumień, konfliktów czy błędów ma swoją przyczynę w niewłaściwym zrozumieniu drugiej osoby.
Każdy z nas nieco inaczej odbierze ten sam komunikat. To jest fakt i trudno z nim dyskutować. Ma na to wpływ wiele czynników: nasz humor danego dnia, wcześniejsze doświadczenia, ale też po prostu jakieś nasze skojarzenia. Z uwagi na wiele subiektywnych czynników nie da się wziąć odpowiedzialności za to, jak ostatecznie nasz komunikat zostanie odebrany.
To, za co możemy i warto wziąć odpowiedzialność, to dołożenie starań, byśmy zostali zrozumiani zgodnie z naszymi intencjami, a także by nasze porozumiewanie się pomagało nam realizować nasze cele zamiast je utrudniać. Są trzy proste zasady, które mogą nam w tym pomóc i sprawić, że nasza komunikacja będzie bardziej skuteczna.
1. Podsumuj, co jest dla Ciebie najważniejsze w Twojej wypowiedzi
Żeby poczuć, jak bardzo to ważne możesz zrobić prosty eksperyment. Opowiedz swoim znajomym jakąś historię (5 minut wystarczy), a potem poproś ich, aby zapisali na kartce to, co ich zdaniem jest w niej najważniejsze. Prawdopodobnie każdy położy nacisk na coś innego, w zależności od tego jacy są, co lubią, jak dobrze Cię znają itp.
Jeśli nie powiesz Twojemu słuchaczowi, co jest najważniejsze w Twojej wypowiedzi, to sam o tym zdecyduje. Zakładanie, że wybierze to, co Ty chciałeś jest podobne do gry w toto lotka. Wybierze to, co jest dla niego wygodne, zrozumiałe lub ciekawe, ale nie będziesz mieć dużego wpływu na to, co to będzie.
Dlatego ważne jest zaznaczenie podczas rozmowy, co jest istotne, a także podsumowanie tego na końcu wypowiedzi. Dzięki temu przekaz będzie silniejszy i jest większa szansa, że to, co jest ważne dla Ciebie zostanie faktycznie zapamiętane.
2. Sprawdź, czy zostałeś dobrze zrozumiany
Powiedzieć coś i nawet podsumować kluczowe kwestie to jedno, a sprawdzenie, czy zostało się poprawnie zrozumianym, to krok dalej. Cóż z tego, że Twój pracownik będzie wiedział, że zależy Ci np. by punktualnie przychodził do pracy, jeśli dla niego punktualnie oznacza dotarcie na 9:00, podczas gdy pracujecie od godziny 8:00. Inna osoba natomiast może uznać, że ma się zmieścić w przedziale 8:00-8:05 i zacznie się stresować wychodząc z domu, czy na pewno zdąży.
Dlatego tak ważne jest konkretne wytłumaczenie, co masz na myśli i niezależnie od tego, jak proste wydaje Ci się to, co mówisz, warto sprawdzić, jak to zrozumiał Twój rozmówca. Nie ma potrzeby, by to było coś sztucznego czy skomplikowanego. Wystarczy np. na koniec powiedzieć „OK. To na co się ostatecznie umawiamy?” albo zapytać „jak Ty to rozumiesz?”
Dzięki tym prostym zabiegom znacząco ograniczamy możliwość błędnej interpretacji naszej wypowiedzi i w konsekwencji jesteśmy bliżej naszego celu.
3. Dostosuj język wypowiedzi do odbiorcy i potrzeb sytuacji
Czasem wydaje nam się, że używanie skomplikowanych słów robi z nas większych ekspertów. Myślę, że w rzeczywistości raczej odstrasza i zniechęca ludzi (mogą przy nas poczuć się głupi). Na pewno utrudnia to zrozumienie nas, a więc trudniej będzie nam także pozyskać zaangażowanie drugiej strony.
Zazwyczaj proste, jasne słownictwo i klarowne wypowiedzi sprawdzają się dużo lepiej. Oczywiście są wyjątki. Świetnie to widać w korporacjach, gdzie pracownicy używają często różnych skrótów, które dla nich są jasne i przyspieszają komunikację. Są za to zmorą nowych pracowników, którzy niekiedy nic nie rozumieją z rozmów swoich nowych kolegów.
Podsumowując ?: masz szansę znacznie szybciej osiągać swoje cele dostosowując swój sposób mówienia do odbiorcy, podsumowując najważniejsze elementy Twojego przekazu i sprawdzając, czy zostałeś dobrze zrozumiany. Nie zajmie Ci to wiele czasu, a możesz wiele zyskać.
A czy Ty stosujesz te 3 proste zasady skutecznej komunikacji? Jak Ci idzie? A może jeszcze ich nie używasz, ale widzisz w nich potencjał?
