Ciekawa jestem, ile czasu dziennie czy tygodniowo poświęcasz na planowanie. Wielu moich Klientów nie docenia tego procesu.

A szkoda, bo planowanie daje wiele korzyści. Oto kilka z nich.

Zalety planowania

Planowanie ułatwia osiąganie celów

Nie wystarczy mieć wizję tego, co chcemy osiągnąć. Niewiele się zmieni, jeśli nie rozbijemy naszego pomysłu na szczegółowe kroki, a więc nie stworzymy realnego planu działania. Właściwe zaplanowanie kolejnych rzeczy do wykonania pozwala konsekwentnie zbliżać się do naszych celów najkrótszą możliwą drogą. Zamiast przypadkowych i nieskoordynowanych działań wiemy co i dlaczego warto po kolei wykonać. Zaś nadanie terminów poszczególnym etapom działa mobilizująco. Dodatkowo dobrze skonstruowany plan uwzględnia prawdopodobne ryzyka i zawiera alternatywne rozwiązania w razie ich pojawienia się, co także znacząco zwiększa szansę sukcesu.

Mając plan łatwiej jest podejmować decyzje

Zawsze pojawiają się nowe rzeczy, tego nie unikniemy. Jednak mając plan łatwiej nam nadać priorytety pojawiającym się sprawom. Możemy wtedy szybko sprawdzić, czy i gdzie w naszym planie „pasuje” dana aktywność i stosownie do tego przeformułować (lub nie) nasz obecny plan.

Planując ograniczasz ilość „pożarów”

Często ludzie unikają planowania, bo uważają, że to samo w sobie zabiera zbyt dużo czasu. A jednak ten czas się zwraca – i to nie tylko poprzez szybszą realizację celu. Planując masz kontrolę nad swoją pracą. Możesz świadomie włożyć do planu elementy, które wykonane teraz sprawią, że znacząco ograniczysz ilość nawarstwiających się spraw, które potem trzeba będzie zrobić na już i po godzinach. W rezultacie możesz nieco zwolnic tempo i mniej czasu poświęcać na gaszenie pożarów.

Planowanie zmniejsza poziom stresu

Posiadanie przemyślanego planu działania daje wewnętrzny komfort. Skoro wiemy, dokąd zmierzamy i jak tam dojść, to możemy spokojnie zająć się realizacją kolejnych zadań, zamiast cały czas zastanawiać się za co teraz się zabrać.

Działanie zgodnie z określonym planem nie tylko zmniejsza poziom stresu u danej osoby, ale też w zespole, którym ta osoba zarządza. Plan porządkuje działania, pokazuje kierunek i priorytety, łatwiej wtedy radzić sobie z trudnościami. Dlatego podwładni wolą pracować z szefem, który planuje działania swoje i swoich ludzi.

Pułapki planowania

Planowanie niesie ze sobą także pewne niebezpieczeństwa:

Planowanie zupełnie się nie sprawdza, gdy nie wiesz, dokąd chcesz dojść lub wyznaczysz zły cel

Nawet najlepsze ustalenie drogi dojścia do celu nie sprawdzi się, jeśli dobrze nie określisz wizji tego, co chcesz osiągnąć. Będzie to świetny plan dojścia do niewłaściwego miejsca. Dlatego tak ważne jest dokładne określenie celu, do którego zmierzasz – to pierwszy element dobrego planu.

Zbyt sztywne trzymanie się planu pozbawia niezbędnej elastyczności

W dzisiejszych czasach pewien poziom elastyczności i dostosowywania się do nieoczekiwanych sytuacji jest niezbędny. Inaczej będziemy doświadczać często frustracji lub trudno będzie nam skutecznie osiągać nasze cele. Kurczowe trzymanie się planu może także sprawić, że nie będziemy zauważać nieoczekiwanych i cennych szans, z których warto skorzystać.

Dlatego warto zachować równowagę i potrafić dostosowywać plan wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba (byle nie za często, bo wciąż zmieniany plan przestaje być planem 🙂 ).

A jak u Ciebie jest z planowaniem? Widzisz, że planowanie działa czy może wciąż nie masz do niego przekonania?