Dobra komunikacja zaczyna się od przełożonego

Zdarzyło Ci się kiedyś pracować w zespole, w którym poruszałeś się jak we mgle? Nie bardzo wiedziałeś, czego się od Ciebie oczekuje, otrzymywałeś ważne informacje z opóźnieniem lub nie do końca wiedziałeś, co robią Twoi koledzy, przez co niekiedy dublowaliście swoją pracę? Jeśli tak, to na pewno wiesz, że to nic przyjemnego. Z pewnością byłeś wtedy o wiele mniej efektywny niż mógłbyś być. A można temu łatwo zaradzić dbając o dobrą komunikację w zespole.

Jednym z jej elementów jest sprawny przepływ informacji w dół od przełożonego. Niekiedy kierownicy zatrzymują wiele informacji dla siebie (z braku czasu, dla podniesienia swojej pozycji czy po prostu nie zdając sobie sprawy, jak negatywne ma to konsekwencje). Niedoinformowani pracownicy są mniej skuteczni. Nie czują się też ważni (wręcz przeciwnie – czują się pomijani), przez co szef traci świetną sposobność, by wzmocnić ich motywację do pracy (zamiast tego ją obniża).

Dzielenie się wiedzą i informacjami (poza tymi poufnymi oczywiście) buduje zaangażowanie zespołu. Sprawia, że podwładni widzą większy obrazek, mogą podejmować lepsze decyzje i efektywniej planować swoje działania.

Klarowna komunikacja od szefa to także jasne komunikowanie swoich oczekiwań oraz informacje zwrotne udzielane na bieżąco. Dzięki temu pracownicy wiedzą, czego się od nich wymaga i jak im idzie w drodze do tego celu. Nie tylko przełożony może udzielać informacji zwrotnej. Warto by pytał o nią swoich ludzi. Własne wyobrażenie o tym, jakim jest się szefem, nie zawsze pokrywa się z tym, co myślą podwładni. Uwagi od pracowników bywają bezcenne. Ale nikt z podwładnych się na nie nie odważy bez otwartej, dwustronnej komunikacji w zespole.

Jak wspierać dobrą komunikację w zespole?

Warto nie tylko mówić, ale też zadawać pytania i dużo słuchać ludzi – zarówno informacji (prawdopodobnie wiedzą o wielu rzeczach, które z rożnych powodów nie dotarły do szefa) jak i emocji oraz nastrojów. Słuchanie przez przełożonego swoich podwładnych to wbrew pozorom ważna i duża część komunikacji. Dzięki temu może dowiedzieć się nie tylko co np. działa lub nie w przeróżnych procesach, ale w ten sposób buduje zaufanie i wzmacnia relacje z zespołem.

Warto stosować otwartą komunikację, ale też aktywnie ją promować w zespole. Organizować dyskusje, by wykorzystywać różne punkty widzenia członków zespołu, a także by uczyli się oni słuchać siebie nawzajem. Konfrontowanie różnych perspektyw i potyczki na rzeczowe argumenty często prowadzą do bardzo twórczych odkryć, znacznie bogatszych niż gdyby wymyśliła je jedna osoba. Jeśli przy tym pracownicy mają własne zdanie i nie boją się nie zgodzić z innymi (także z szefem!), to potencjał grupy znacznie wzrasta.

Swoboda w wyrażaniu własnego zdania oraz możliwość powiedzenia o wszystkim kierownikowi jest bardzo ważna. Jeśli przełożony pierwszy wie o problemie, to jest to sygnał zaufania i braku strachu. A natychmiastowa informacja o wpadce jest bezcenna i może nieraz uratować nie tylko pracownika (bo szef szybko coś wymyśli), ale i samego przełożonego.

To dobra zasada, by kierownik jako pierwszy dowiadywał się o problemach. Nieraz udawało mi się uzyskać przewagę i wyjść z twarzą z problemów tylko dlatego, że szybko o nich wiedziałam i miałam czas się przygotować. Natomiast z drugiej strony – dowiedzenie się o wpadce na końcu (bo podwładni boją się reakcji szefa) – może być dla niego bardzo dotkliwe.

Duże znaczenie ma to, jak kierownik reaguje na błędy pracowników. Jeśli ma zrozumienie dla faktu, że podwładny może się pomylić, byle uczył się na błędach i więcej ich nie popełniał, to pracownik nie będzie bał się przyznać do wpadki. Ważne jest też czy sam szef umie przyznać się do błędu i wyciągnąć z niego wnioski. To buduje partnerską relację i otwartość w zespole.

Informacje… i jeszcze raz informacje

Warto również dbać o wymianę wiedzy i informacji między pracownikami. Pomagają w tym spotkania zespołu i zachęcanie podwładnych do dialogu (nie tylko gdy jest z nimi szef). Jest wiele korzyści z tego, że pracownicy wiedzą i rozumieją co robią ich koledzy: nie tworzą projektów, które wzajemnie sobie szkodzą, łatwiej im pomagać sobie nawzajem, angażują się bardziej w cele działu i rośnie zaufanie w zespole. Właściwie dopiero wtedy mają szansę być naprawdę zgranym zespołem, który zmierza w tym samym kierunku (oczywiście jeśli istnieje spójna wizja działu, a pracownicy ją znają i rozumieją – patrz „Jak poprowadzić zespół, by szybciej osiągnąć cel?”).

A jak już zespół osiągnie sukces, niezmiernie ważne jest, by szef nie ukrywał informacji przed światem, że to nie tylko on był przyczyną tych osiągnięć, ale wiele osób z jego zespołu. Dzielenie się sukcesem z zespołem dodaje mu wiatru w skrzydła. Zawłaszczanie go zaś przez kierownika tylko dla siebie przeciwnie – zabija morale w zespole.

A jakim Ty jesteś szefem? Dbasz o komunikację w swoim zespole? A jak robi to Twój przełożony?

Jak budować zmotywowany zespół?

Wskazówka nr 5: Dbaj o komunikację i doinformowanie